De mens staat centraal bij Apotheek Beker en Apotheek Haaswijk. En om dat zo te houden, focussen ze op automatisering. Apotheker Michiel Grijsen specialiseert zich hier zelfs in. ‘Ik houd van vooruitgang en innovatie. En nog belangrijker: het brengt flexibiliteit terug op de werkvloer.’ Loxis en PI-Farma, geïntegreerd met een uitvulsysteem, dragen hieraan bij. Hoe? En waarom deze CGM-apotheker voor onze producten koos? Lees er alles over in dit artikel!
Oegstgeester Apotheken
Na een uitloting bij geneeskunde, startte Michiel met zijn tweede studiekeus: farmacie. Maar dit bleek geluk bij een ongeluk, want deze studie beviel hem veel beter dan verwacht. ‘Het apothekersvak is zo divers; het ene moment ben je met een cliënt bezig, dan met service en vervolgens probeer je zo snel mogelijk een pakket te bezorgen. Dat vind ik leuk.’ Inmiddels runt hij met vier andere apothekers de keten Oegstgeester Apotheken.
Deze bestaat uit twee gewone locaties, een servicepunt en een tak die zich richt op zorginstellingen en de thuiszorg. ‘Dit vak is echt onze passie. Allemaal hebben we onze eigen specialisatie – IT, patiëntzorg, ouderenzorg en automatisering – en gaan we graag met de tijd mee.’ Nadat de apothekers hun dossieropbouw hadden geautomatiseerd, vonden ze daarom dat het weleens tijd werd voor de automatisering van hun receptlogistiek.
Uitvullen met Odessa
Bij het automatiseren van je receptlogistiek, is het handig als je al met een uitvulsysteem werkt. Dan sla je namelijk de grootste efficiëntieslag. Gelukkig was dit bij Oegstgeester Apotheken al het geval. Zij vullen al jaren lokaal uit met de Odessa-kast. ‘Het is een eenvoudig en stil uitvulsysteem. Daar houd ik van, want dat betekent dat iedereen ermee kan werken en het systeem kan bedienen.
En stil zorgt ervoor dat wij er midden in onze apotheek mee werken, in plaats van achter de schermen. Hierdoor zijn we zichtbaar voor onze cliënten en dus ook toegankelijker. Ook vind ik het fijn dat we met het Odessa-systeem onafhankelijk van een groothandel werken. Dat geeft ons meer vrijheid om onze eigen werkprocessen te bepalen.’
Starten met Loxis Track and Trace
Michiel startte de automatisering van de receptlogistiek met de track-and-trace-software van Servisoft. Maar toen zij in 2020 aankondigden dat ze ermee stopten, was dit voor hem het startschot om verder te zoeken. ‘Hoe langer je wacht, hoe slechter de software dan vaak wordt. Via een oud-studiegenoot kende ik Loxis al en ik hoorde van hem waar zij mee bezig waren. Hun aanpak sprak mij aan.
Daarbij is Loxis ook systeemonafhankelijk. Dat weegt voor mij ook zwaar, want dat betekent meer vrijheid voor onze keten. Verder is Crolox een hele flexibele partij en kan ik direct met hen bellen als dat nodig is! Zo stuur je samen gemakkelijk bij.’
Verder automatiseren met PI-Farma
Loxis zorgt gedeeltelijk voor de automatisering van receptlogistiek, maar Michiel wilde ruim een jaar geleden nog een stap verder gaan. ‘Ik wilde het logistieke traject van receptinvoer, tot klaarmaken en afgeven volledig digitaliseren. Daar was een papierloze oplossing voor nodig.’ PI-Farma was hierbij een interessante optie. Destijds bood de softwarefabrikant van hun AIS, CGM, namelijk nog niet zo’n oplossing aan. ‘Daarbij werkt natuurlijk de synergie van twee dezelfde systemen in ons voordeel.’
Papierloos werken met PI-Farma en CGM
Hoe de combinatie tussen dit CGM en onze papierloze oplossing bevalt? ‘Het wordt steeds beter. De herhaalmodule draait nu heel soepel en vereist weinig klikken. Ook kan de software veel aanvragen verwerken.’ En dat bleek, want onlangs wonnen Michiel en zijn collega’s de CGM-challenge. ‘Wij scoorden het hoogste verwerkingsaantal per dag, wat betekent dat wij veel recepten verwerken in relatief korte tijd.’
De voordelen van apotheekautomatisering
Zo’n hoog verwerkingsaantal klinkt goed, maar wat zijn nou de praktische voordelen van werken met PI-Farma en Loxis? ‘De grootste winst voor ons is dat wij niet meer locatiegebonden hoeven te werken. Vroeger sjouwden we ontzettend veel met papieren. Ik moest alle informatiebrieven die bij recepten hoorden van de verschillende apotheken naar de sorteerlocatie brengen. Nu schrijf ik online aan vanuit locatie A, maakt locatie B het klaar en wordt het pakketje afgeleverd op locatie C.
Dit heeft ons ook echt tot een team gemaakt. Voorheen functioneerden de apotheken los van elkaar, maar nu werken we overal met dezelfde systemen en verwerkt personeel op locatie A recepten voor locatie C. Zo stemmen we onze bezetting heel precies af op de behoefte en blijft het personeel vaak werkzaam op dezelfde locatie. Dit geeft onze cliënten een vast gezicht van de apotheek.’
De mens centraal door automatisering
Niet alleen kan Michiel zijn personeel nu flexibeler inzetten, PI-Farma en Loxis maken ruimte voor de menselijke maat. ‘Doordat we iedereen op elke locatie kunnen inzetten én zij ook vanuit locatie A werk kunnen overnemen voor locatie B, hebben we onze flexibiliteit teruggekregen. Het is niet meer zo ingewikkeld als iemand ziek is of een vakantie wil opnemen. Dat is veel waard in een tijd waarin apothekers erg zuinig moeten zijn op hun mensen. Wij zien dus niet direct verschil in onze fte-aantallen, maar onze mensen zijn veel tevredener doordat we een fijner werkklimaat hebben.’
Samenwerking met Crolox
Doordat de apotheken Beker en Haaswijk met het volledige Crolox-pakket werken, kennen ze ons goed. ‘We kunnen altijd met de betrokken mensen schakelen over de software, dat kan bij grote partijen meestal niet zo direct. Natuurlijk is er nog wel ruimte voor verbetering. Soms zou ik ook willen dat updates sneller plaatsvinden. Maar men legt altijd duidelijk uit wat complexe vragen zijn die veel ontwikkelingstijd nodig hebben. Daarbij moet het allemaal natuurlijk ook veilig en duurzaam worden geregeld. Je wilt niet continu pleisters plakken op gebreken, maar juist met een duurzame upgrade komen. Over dit alles valt altijd goed te praten.’
Toekomstige automatiseringsplannen
Na de automatisering van de dossieropbouw en receptlogistiek, is het natuurlijk de vraag of Michiel nog toekomstige automatiseringsplannen heeft. ‘Op dit moment zijn we redelijk geautomatiseerd. Toch kriebelen er bij mij nog wel twee zaken. Om te beginnen de receptlogistiek voor de zorginstellingen; dat is een hele andere tak van sport en kunnen we niet volledig automatiseren met onze huidige middelen.
En ik wil dat recepten herhalen makkelijker wordt. Nu gaan herhalingen nog door de handen van assistenten en krijg ik veel bewakingssignalen, terwijl dat voor maar tien procent van de recepten relevant is. Het liefst zou ik de handmatige herhalingen op een andere wijze verwerken, zodat de assistente er niet meer tussen zit.’ Genoeg te doen dus, in de apotheken Beker en Haaswijk.
Neem contact op
Ben je na het lezen van dit artikel benieuwd wat Loxis en PI-Farma? Ben je benieuwd hoe deze producten aansluiten op jouw apotheek? Lees dan hier verder over onze oplossingen óf vraag een gratis demo aan!
